¿Alguna vez has sufrido con el argumento «Esta información no coincide con las ventas reportadas», con la facturación, con el ERP, o alguna versión de esto?

Las quejas de este tipo siempre recaen sobre nuestro equipo de BI/BA, reduciendo el impacto y la credibilidad que intentamos dar a nuestros consumidores de información, queriendo siempre apoyarlos en la toma de decisiones acertadas, precisas y oportunas.

Existen diversidad de causas para este tipo de quejas por parte de las áreas que consumen nuestra información, pero todas válidas y para todas hay que definir su abordaje:

¿Por qué se quejan los usuarios de la información en nuestros sistemas de BI/BA? Clic para tuitear

1. BI/BA no reemplaza un sistema contable, la facturación o un ERP

Los sistemas de información creados para apoyar los procesos de toma de decisión en las organizaciones están soportados en diferentes plataformas y criterios para capturar y mostrar la información, por lo que no siempre se establece una relación directa entre la información que resulta consignada allí y alguno de los sistemas que lo alimentan, justamente por el enriquecimiento que recibe de otros sistemas y variables al momento de transformarla para pasar al sistema de información final.

Es importante que nuestros usuarios tengan esto claro, para no llevarse sorpresas al momento de recibir esta información. Sin embargo, puede ser necesario que parametricemos o identifiquemos las fuentes de información, para confirmar que lo que se carga de una de ellas, corresponda.

2. Dificultades en la presentación de reportes

Es común que, en nuestro afán por satisfacer las necesidades de quienes consumen la información que generamos, y en nuestros intentos por embellecer la interfaz en la que la presentamos, dejamos de lado lo principal, que es la preocupación por que la información sea la adecuada, antes de distribuirla, generando impacto negativo y reprocesos posteriores, al requerirse después, para revisar los temas de calidad de datos.

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Por esta razón es que hoy en día se necesita de una solución que esté diseñada y orientada hacia el usuario final. Las herramientas de visualización de datos nos ayudan a preocuparnos por lo que realmente es importante para el negocio: La calidad de los datos; potencian las capacidades y habilidades de nuestros expertos para proponer mejores soluciones para el negocio.

3. Actualización de bodega de datos, respecto a las fuentes de datos

Muchas veces, nuestros sistemas transaccionales sufren de actualizaciones en registros que ya hemos cargado en nuestra bodega de información. Por esto, es importante tener esto claro e identificado al momento de diseñar nuestra bodega de datos, para saber cómo abordar este tema, ya que hay diferentes estrategias para manejar este tipo de información cambiante en el tiempo.

Cuando no se tiene esto en cuenta, podemos dejar datos importantes y relevantes de lado, que al revisar históricos, no coincidirán con la información real capturada por los sistemas que la organización maneje. Otro punto importante para buscar la adquisición de herramientas de visualización de datos, que nos permitan enfocarnos en este tema.

4. No hay relación entre las fuentes de información que están comparando

En numerosas ocasiones, los datos de una bodega de información se encuentran enriquecidos, o son el resultado de la unión de diferentes fuentes que se manejan en la organización, por esto es posible que el resultado tenga alguna diferencia, comparando con una sóla de las fuentes.

El trabajo en este punto está en la socialización del proceso de consolidación y la justificación de las decisiones tomadas para llegar a ellos, para que las áreas de trabajo que usarán las herramientas que les damos, tengan claro que puede haber discrepancias, pero no significa que la información haya sido mal manejada, sino que, por el contrario, está enriquecida y puede ser de mayor utilidad como se les está presentando.

5. Errores en la carga de información de nuestro sistema

Este es un punto que no debería ser tema de discusión, pues la información que se ponga a disponibilidad de usuarios finales debe ser siempre confiable, luego de haber pasado por diferentes controles de calidad, para ahí sí tenerla al aire para su consumo.

Muchas veces esto se da, justamente, porque los proyectos tienen estrictos deadlines y presión por mostrar resultados, para apoyar de alguna manera al negocio. En el afán por obtener resultados visibles, el enfoque se da en resolver temas de visualización, descuidando los procesos que tienen que ver con los datos que alimentan los sistemas.

Una vez más, se resalta la necesidad de una herramienta de visualización de datos, que permita volcar los esfuerzos de nuestro grupo de trabajo, para garantizar la integridad de la información y así obtener las respuestas positivas que esperamos de nuestros consumidores.

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En este punto te puedes sentir identificado con una o varias de estas características de tu sistema actual, sabiendo que la información que se está mostrando está bien (de acuerdo a nuestros procesos de carga e integración, cuidadosamente seleccionados), pero para nuestros usuarios es un tema de calidad de datos, que requiere ser revisado, pues no confían plenamente en ellos, al compararlos con sus fuentes, que pueden ser última palabra para ellos.

La recomendación hoy en día es: con las soluciones que se encuentran disponibles en el mercado, buscar una herramienta de visualización de datos, fácil de integrar con nuestra fuente de información, que sea también fácil de usar y entender por nuestros usuarios finales. Los esfuerzos de nuestro equipo de BI/BA, o nuestro centro de información, deben estar orientados hacia esa garantía en la calidad de nuestros datos y las mejores estrategias que hagan de ellos una fuente íntegra, confiable y sólida, cubriendo las necesidades del negocio.